档号由什么组成
《文书档卷格式》(GB/T 9705-2008)规定,档号的编制由全宗号、目录号、卷号组成。全宗号:档馆指定给立档的编号。目录号:全宗内卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的卷目录号。卷号:目录内卷的顺序编号,在同一个卷目录内不允许出现重复的卷号。
档号的组成:全宗号,卷目录号,卷号,件号或页号。全宗号,即档馆指定给立档的代码,一般用代字(拉丁字母或汉字等)标识门类,用数字标识门类中全宗顺序。
档号是档实体的编码标识,由数字、字母或符号构成,承载着档的类别、级别、保管期限、年号、序号等信息,是档管理的关键。档号结构分三种形式:全宗号-卷目录号-卷号-件、页号;全宗号-类别号-卷号-件、页号;类别号-项目号-卷号-件、页号。
档号的构成通常包括几个关键部分:首先,是全宗号,这是档馆为立档指定的独特标识,通常使用字母或汉字进行类别划分,而数字则用来表示该类别在全宗中的顺序。例如,如果用拉丁字母A代表行类,用数字1-100表示,那么编号为A1的档属于行类的第一全宗。
档馆(室)档的编制规则主要包含档号的结构、编制原则和方法。档号作为一种唯一标识,用于反映、固定和识别档的排列顺序和来源。档号由全宗号、类别号、档门类代码、项目号、目录号、卷号、页号等组成。
在每卷基本建设档的卷封面和脊背上,均需填写档号。基本建设档的档号由分类号、项目代号、卷号和件、页(张)号组成,具体格式为:0901×× - ××× - ××× - ×××,即类别号 - 项目号 - 卷号 - 件号。档类目的划分需要遵循一原则。
什么是全宗号、目录号和卷号?
全宗号:即档馆指定给立档的代码,一般用代字(拉丁字母或汉字等)标识门类,用数字标识门类中全宗顺序。(2)卷目录号:即全宗内卷所属目录的代码,一般用4位数字标识,可按不同时间断代、专题、机构、保管期限、档种类、载体来设置。
全宗号是档馆为各分配的唯一编号,它是区分不同档的重要标志。每个在档馆都有其特定的数字代号,以便于档管理与检索。会计档目录号用于区分不同的会计资料类型,具体如下:报表目录号为401,账簿目录号为402,凭证目录号为403,对账单目录号为404。
档全宗号是指一个独立、组织或个人在活动中形成的档有机整体。全宗号是全县唯一的档管理机构代码,是档馆给立档编制的代号。当一个向档馆移交过档后,档馆根据相关规则给予移交唯一的一个代码,此后该不论哪一种类别的档都是这一全宗号。